Émilie Fromont a accepté d’évoquer avec nous son contrat de 3 mois passés au CEVIPOF, Centre de recherches politiques de Sciences Po, pour mettre en œuvre les procédures Archipolis. Nous insisterons donc ici sur la chaine de traitement qui permet de sauvegarder les documents traités dans ce cadre.
Émilie a, lors de son cursus, suivi un master en histoire contemporaine et rédigé un mémoire sur les mobilisations de soutien à Solidarność en France dans les années 80. Elle obtient ensuite un master en archivistique à l’Université de Saint-Quentin-en-Yvelines en 2015.
Sa mission au CEVIPOF est d’appliquer les procédures et d’utiliser les outils définis en commun par les équipes membres du consortium Archipolis.
Ce centre compte aujourd’hui une trentaine de chercheurs et une solide tradition d’enquêtes autour des institutions politiques et des comportements électoraux. Il est structuré en conséquence, avec un important centre de documentation dirigé par Odile Gaultier-Voituriez, plus de 300 mètres linéaires d’archives, un souci de pérennisation des enquêtes et des méthodes de classement. Émilie a donc à sa disposition lorsqu’elle débute sa mission un inventaire exhaustif des travaux menés au CEVIPOF, et des documents conservés dans des conditions correctes d’hygrométrie et de température dans les locaux (Émilie sera d’ailleurs amenée à intervenir pour optimiser ces paramètres). Odile Gaultier-Voituriez a, depuis 2008, rencontré certains chercheurs pour obtenir un minimum de renseignements nécessaires pour décrire les archives des entretiens qualitatifs.
La première étape du travail d’Émilie sera donc l’état des lieux, le contrôle et la mise à jour de l’inventaire établi sur une feuille Excel, avec un premier examen rapide de tous les cartons de formats variés contenant des documents d’enquête. Il faut noter ici la prédominance d’entretiens retranscrits. Cette étape est importante pour prendre la mesure du fonds disponible et se familiariser avec les thématiques et méthodes utilisées par les chercheurs. Concernant l’importance du fonds, on peut estimer à une trentaine le nombre d’enquêtes qui seront traitées grâce à la méthode Archipolis.
Seconde étape, le traitement et le classement. Chaque carton est ouvert, nettoyé de tous les éléments dangereux (élastiques, trombones, agrafes en métal, chemises en plastique, étiquettes, etc.) et remplacé par un contenant adapté : carton Cauchard, chemises en papier neutre, trombones plastiques… L’examen permet de déterminer la logique du classement établi par le chercheur, qui est conservée dans la mesure du possible. A noter qu’un plan de classement Archipolis modèle peut aussi être appliqué si cela s’avère nécessaire. Émilie ajoute à chaque enquête un nouvel élément : une fiche de présentation de l’enquête renseignant 15 métadonnées, permettant de l’identifier et de la contextualiser. Les cartons et dossiers font ensuite l’objet d’une cotation pour permettre leur repérage sous les formes numérique et physique.
Troisième étape : la description. Le CEVIPOF a décidé il y a plusieurs années de produire des instruments de recherche pour les fonds qu’il conserve. Dans le cadre d’Archipolis, ce principe archivistique est repris. Chaque enquête est décrite selon la norme générale et internationale de description archivistique (ISAD(G)). Il s’agit d’un inventaire décrivant le fonds, organisé par chercheur ayant déposé des  enquêtes. On y indique le titre de l’enquête, les dates extrêmes et la bibliographie scientifique produite à partir des entretiens. Depuis peu, un outil de gestion commun à plusieurs centres de recherche dont le CEVIPOF et la Mission Archives de Sciences Po, le logiciel d’archives Ligeo, permet de les traiter en lieu et place d’un traitement de texte. Cet instrument de recherche est aussi édité pour être présenté comme le « répertoire numérique détaillé des enquêtes qualitatives des chercheurs du CEVIPOF ». Il s’agit donc d’un produit qui entre dans le cadre de la quatrième étape du processus : la valorisation.
Dernière étape : la valorisation. Le consortium Archipolis développe un catalogue en ligne des métadonnées servant à la description de chaque enquête. Le niveau de détail est ici supérieur aux documents jusque-là produits dans la chaîne de traitement. L’application Dataverse permet en effet d’exposer une trentaine de métadonnées, dont certaines sont très descriptives : résumé de l’enquête, type d’échantillon enquêté, nom des enquêteurs de terrain, sources de financement, bibliographie exhaustive, etc. Émilie a participé à la sélection des métadonnées pertinentes pour un usage en science politique et en  sociologie et saisi quelques enquêtes pour tester l’application, qui sera mise en service à l’automne 2016. L’inventaire Excel réalisé dans le laboratoire contenait toutes ces informations en prévision du Dataverse.
Pour conclure ce descriptif de la chaîne de traitement Archipolis, il faut ajouter quelques difficultés ou problèmes qui devront être abordés par les membres du consortium dans les prochains mois. On pense aux règles, guides et techniques d’anonymisation des documents, au traitement de données numériques issues de disquettes informatiques ou de supports obsolètes (dans ce cas, le CEVIPOF a prévu un disque dur externe où sont nommés et classés les fichiers récupérés), la conservation des cassettes audio (non écoutées ni numérisées à ce stade, mais conservées en boîtes Cauchard).
Finalement, c’est une expérience formatrice pour Émilie qui fait actuellement profiter de son expérience un autre laboratoire de Sciences Po, le Centre d’études européennes (CEE), dans lequel elle devra rencontrer et questionner les chercheurs. Le fait que plusieurs enquêtes du CEVIPOF aient déjà été retenues par la banque beQuali qui met à disposition en ligne les meilleures enquêtes pour réanalyse est aussi une source de motivation et montre bien l’intérêt de la démarche entreprise par les membres d’Archipolis.